El INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA, es una organización colombiana, de carácter privado, sin ánimo de lucro y de tipo gremial, con domicilio principal en Bogotá, D.C., NIT 830’073.347-­?4, constituida mediante acta de fecha 5 de mayo de 2000, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, D.C., el 15 de junio de 2000 en el Libro I de la Entidades Sin Ánimo de Lucro, bajo el número 31669, con oficinas principales en la Carrera 19 B Nº 85 – 08, Oficina 401, teléfono (571) 691 40 33, de Bogotá, D.C.

El IIA COLOMBIA se compromete con la protección de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables (los “Datos Personales”), a la cual tiene acceso en el desarrollo de sus actividades.

Conforme a la naturaleza y alcance del derecho al habeas data como derecho constitucional autónomo, independiente y diferenciado del derecho a la intimidad y de acuerdo con el contenido precisado por la Corte Constitucional de Colombia, el mismo otorga a sus titulares: (i) el derecho a conocer la información que sobre las personas se almacena en las bases de datos y a acceder a las bases de datos donde se encuentra esa información; (ii) el derecho a incluir nuevas datos para dar una imagen del Titular completa o más acertada; (iii) el derecho a actualizar la información; (iv) el derecho a corregir o rectificar la información para que corresponda con la realidad y (v) el derecho a excluir la información, siempre y cuando no haya un deber legal o contractual que impida excluir la información del titular en las bases de datos.

El propósito de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN es que todo titular de Datos Personales conozca los tratamientos a los que someten los mismos y autorice de manera previa, libre, informada y expresa dicho tratamiento; así como comunicar cuáles son los derechos, cómo se pueden hacer efectivos y a quién se debe acudir para formular consultas, inquietudes, quejas, reclamos o solicitudes en relación con los Datos Personales suministrados. IIA COLOMBIA adopta estándares de seguridad y calidad para que la información sea tratada para las finalidades autorizadas por el titular de Datos Personales suministrados.

Esta Política aplica al TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES en el territorio colombiano por parte del INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA, sus empleados, funcionarios y, en lo que corresponda, los terceros con los que el IIA COLOMBIA acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a o relacionada con el TRATAMIENTO DEDATOS PERSONALES, de los cuales el IIA COLOMBIA es responsable.

La Política aplica a terceras personas con quienes el IIA COLOMBIA suscriba contratos de Transferencia de Datos Personales, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplican cuando traten Datos Personales por cuenta del IIA COLOMBIA.

Las términos utilizados en la Política tienen el significado que aquí se indica o el que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, en el momento de su aplicación.

(i) AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

(ii) AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual le informa acerca de la existencia de las POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento a los Datos Personales.

(iii) BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

(iv) DATO PERSONAL: Cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas, determinadas o determinables.

(v) DATO SENSIBLE: Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, morales o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, salud, vida sexual y datos biométricos.

(vi) ENCARGADO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta y encargo del Responsable.

(vii) AUTORIZADO: INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA y todas las personas bajo la responsabilidad del IIA COLOMBIA que por virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

(viii) HABILITACIÓN o HABILITADO: Legitimación que expresamente y por escrito otorga el IIA COLOMBIA a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento entregados o puestos a disposición.

(ix) LEY: Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Nacional 1377 de 2013, jurisprudencia de la Corte Constitucional sobre datos personales que sienta precedentes y cualquier regulación expedida por el gobierno reglamentando los preceptos legales, vigentes en el momento en que inicie el Tratamiento del Dato Personal por parte del IIA COLOMBIA.

(x) MANUAL o CÓDIGO: Autorregulación o conjunto de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales del IIA COLOMBIA, recopilados en un solo documentos o en varios con referencias cruzadas que permitan y/o faciliten su integración.

(xi) POLÍTICA: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN contentiva de las orientaciones y directrices para la protección de Datos Personales y que incluye, entre otras cosas, (i) Identificación del Responsable (nombre, razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono); (ii) Tratamiento y finalidades de los Datos Personales; (iii) Derechos de los Titulares; (iv) Procedimientos para consultas, peticiones, quejas y reclamos, y ejercicio de los derechos de los Titulares; y, (v) Persona o dependencia encargada de atender las solicitudes de los Titulares.

(xii) RECLAMOS: Peticiones, quejas o reclamos elevados de forma directa o a través de apoderado por parte del Titular de los Datos Personales, con el propósito específico de que tales Datos se corrijan, actualicen o supriman, o se subsanen presuntos incumplimientos de los deberes que para el Tratamiento de Datos Personales establece la Leya cargo del IIA COLOMBIA.

(xiii) RESPONSABLE: Persona destinataria del Manual o Código, sujeta al cumplimiento de la Política por realizar actividades de Tratamiento de Datos Personales dentro, en nombre de, en representación de o para el IIA COLOMBIA, incluyendo, pero sin limitarse a ello, todo el que sea empleado, funcionario, director, representante, contratista, agente, delegado, consultor externo o proveedor del IIA COLOMBIA. (xiv) TITULAR: Persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos y quien esel titular delderechode habeas data, por ser titular de los Datos Personales correspondientes. En caso de personas jurídicas, éstas obran a través de su representante legal, quien debe acreditar dicha calidad por los medios legales establecidos para ese efecto. (xv) TRANSFERENCIA: Tratamiento de Datos Personales que implica el envío de la información o de los Datos Personales aun receptor, que es Responsable del Tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país. En la Transferencia el receptor actúa en calidad de Responsable y está sujeto a los términos y condiciones deesta Política.

(xvi) TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, para la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. En la Transmisión el receptor actúa en calidad de Encargado y se somete a esta Política o a los términos establecidos en el contrato de Transmisión.

(xvii) TRATAMIENTO: Toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos Personales y su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

El INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA, en el desarrollo de sus actividades recolecta, utiliza, almacena, transmite y realiza diversas operaciones sobre los Datos Personales. En todo Tratamiento realizado por el IIA COLOMBIA, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfieran Datos Personales deben dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en la Política, para garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento alas obligaciones de Ley.

Además de los señalados en la Ley yla jurisprudencia, estos principios son:

(i) AUTORIZACIÓN PREVIA: El Tratamiento se debe llevar a cabo sólo obtenida la Autorización expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. Si los Datos Personales fueron obtenidos con anterioridad a la vigencia de la Ley, el IIA COLOMBIA debe buscar los medios necesarios para convocar a los Titulares y adelantar el proceso de validación correspondiente, según el Decreto Nacional 1377 de 2013 y normas concordantes.

(ii) EXCLUSIVIDAD DE LA FINALIDAD AUTORIZADA: Toda actividad de Tratamiento debe obedecer a las finalidades mencionadas en la Política o en la Autorización otorgada por el Titular o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal se debe informar al Titular al momento de obtener su Autorización.

(iii) CALIDAD DEL DATO: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, el IIA COLOMBIA se abstiene de tratarlos y debe solicitar al Titular la completitud o corrección de la información.

(iv) INFORMACIÓN AL TITULAR: Cuando el Titular lo solicite, el IIA COLOMBIA debe entregar la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan. La entrega de información la debe hacer la dependencia del IIA COLOMBIA encargada de la protección de Datos Personales. La respuesta a la solicitud se debe hacer por el mismo medio o por un medio similar al que utilizó el Titular para solicitar información.

(v) RESTRICCIÓN A LA CIRCULACIÓN: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por el personal del IIA COLOMBIA autorizado de forma previa para su acceso y manejo o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de actividades sobre dichos Datos. No pueden ser entregados Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización previa o no hayan sido Habilitados por el IIA COLOMBIA para llevar a cabo el Tratamiento.

(vi) TEMPORALIDAD: El IIA COLOMBIA se debe abstener de emplear la información del Titular, después de tiempo que tome cumplir con la finalidad informada para su recaudo al Titular.

(vii) RESTRICCIÓN AL ACCESO: El IIA COLOMBIA no puede permitir el acceso a Datos Personales vía Internet u otros medios similares, sin establecer de forma previa medidas técnicas y de seguridad de garanticen el acceso exclusivo a personas Autorizadas.

(viii) CONFIDENCIALIDAD: Todo Dato Personal no Público se considera confidencial, de forma independiente a la vigencia del vínculo entre el Titular y el IIA COLOMBIA. El IIA COLOMBIA debe realizar el Tratamiento bajo medidas técnicas, humanas y administrativas idóneas para mantener la confidencialidad del Dato Personal y evitar que éste sea adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado o conocido por personas no Autorizadas o Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda.

(ix) NECESIDAD: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que sea requerido su Tratamiento.

El INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA en desarrollo de sus actividades recolecta, utiliza, almacena, transmite, transfiere y realiza diversas operaciones con Datos Personales; cuyo Tratamiento se circunscribe institucionalmente, para los Encargados y para los terceros con acceso legal ocontractual a tales Datos Personales, a las siguientes finalidades:

(i) Vinculación como Afiliado, empleado, funcionario, contratista, proveedor o cliente al IIA COLOMBIA, incluyendo sin limitarse a ello, el diligenciamiento de los respectivos formularios o formatos, la verificación de los Datos consignados y el análisis integral de riesgos.

(ii) Remisión de cualquier tipo de comunicación al Afiliado, empleado, funcionario, contratista, proveedor o cliente del IIA COLOMBIA, en procesos de pre contractuales, contractuales o pos contractuales celebrados con el IIA COLOMBIA.

(iii) Envío de los Datos Personales al IIA GLOBAL.

(iv) Suministro de bienes o servicios en ejecución de contratos celebrados con el IIA COLOMBIA.

(v) Análisis de riesgos de las solicitudes elevadas al IIA COLOMBIA y trámite de las solicitudes elevadas al IIA COLOMBIA, previa verificación de antecedentes sobre capacidad de pago.

(vi) Análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo pero sin limitarse a ello, la consulta yreporte a listas restrictivas yacentrales de información de riesgos financieros.

(vii) Gestión de solicitudes, quejas y reclamos presentadas al IIA COLOMBIA, en los eventos en que alguno de los Titulares de los Datos personales preste servicios al IIA COLOMBIA o forme parte de una entidad que solicite la prestación de servicios o el suministro de productos del IIA COLOMBIA.

(viii) Elaboración de estudios estadísticos, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados por el IIA COLOMBIA. (ix) Remisión de información y ofertas de productos y servicios del IIA COLOMBIA, así como la realización de actividades de mercadeo y/o comercialización deservicios y/o productos que preste el IIA COLOMBIA.

(x) Segmentación de Datos para ofertar programas de capacitación, eventos, seminarios, talleres, beneficios y demás valores agregados relacionados con productos y servicios que ofrece el IIA COLOMBIA. (xi) Verificación y control del cumplimiento de requisitos para vincularse a, mantener el vínculo y acceder alos productos y servicios del IIA COLOMBIA.

(xii) Cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables del IIA COLOMBIA.

(xiii) Transmisión de los Datos Personales a terceros con los cuales el IIA COLOMBIA haya celebrado contratos que impliquen el suministro de tales Datos Personales, para fines comerciales, administrativos y/u operativos, incluyendo, pero sin limitarse a ello, la expedición de carnés, certificados y cualquiera otro documento.

(xiv) Expedición de certificaciones con destino a los clientes y/o terceros relacionados con el IIA COLOMBIA, respecto de las calidades profesionales de cualquiera de los Titulares de los Datos Personales suministrados, obtenidas en el IIA COLOMBIA.

(xv) Verificación de información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante IIA COLOMBIA, en los que cualquiera de los Titulares de los Datos Personales suministrados sea candidato a formar parte de los equipos de trabajo que conforme el IIA COLOMBIA.

(xvi) Desarrollo de procesos internos, con fines operativos y/o de administración de sistemas.

(xvii) Administración del recurso humano, incluyendo pero sin limitarse a ello, la evaluación de candidatos, vinculación laboral, procesos de capacitación, evaluación del desempeño, programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, referencias laborales solicitadas, mapa humano del personal y pago de nómina.

(xviii) Las demás finalidades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como alaspolíticas del IIA COLOMBIA.

(xix) Cumplir con los procesos internos del IIA COLOMBIA en materia de administración de Afiliados, empleados, funcionarios, clientes, proveedores y contratistas, respecto de:

(a) Archivo, actualización de los sistemas y protección y custodia de información y de bases dedatos del IIA COLOMBIA.
(b) Asignar claves de acceso.
(c) Actualización de datos.

De acuerdo con la Ley, son derechos de los Titulares de Datos personales, los siguientes:

(i) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al IIA COLOMBIA o los Encargados. Este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

(ii) Solicitar prueba de la Autorización otorgada al IIA COLOMBIA, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo alo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377.

(iii) Solicitar al IIA COLOMBIA o el Encargado sobre el uso dado a sus Datos Personales, ya que éstas entreguen tal información.

(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones ala Ley.

(v) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos del IIA COLOMBIA, siempre y cuando no exista el deber legal o la obligación contractual del Titular para con el IIA COLOMBIA, en virtud de la cual carezca del derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales o revocar su Autorización para el Tratamiento de los mismos.

(vi) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a los Datos Personales de los que sea Titular y que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para el ejercicio de los derechos anteriores, los Titulares deben presentar el original del documento de identificación. Las personas naturales que no puedan ejercer sus derechos de forma personal y las personas jurídicas que no lo hagan a través de su representante legal, deben hacerlo a través de apoderado, con la acreditación previa de la calidad en la que obra.

El suministro de Datos Sensibles por parte del Titular al IIA COLOMBIA, así como el consentimiento para su Tratamiento, es voluntario.

Una vez que se acepte suministrar la información, ésta debe ser veraz, completa, clara y verificable.

El INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA ha dispuesto como dependencia Responsable de la atención Titulares de Datos Personales a la Dirección Comercial y de Negocios; quien debe tramitar la recepción y atención de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y consultas relacionadas con Datos Personales.

Los datos de contacto de la Dirección Comercial y de Negocios son:
Dirección física: Carrera 19 BNº 85 – 08, Oficina 401, Bogotá, D.C. Dirección electrónica: habeasdata@iiacolombia.com
Teléfono (57)6914033

9.1. Consultas: El INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA establece como mecanismos para que el Titular o sus apoderados formulen CONSULTAS sobre cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos del IIA COLOMBIA, los siguientes:

(i) Presenciales: Radicación del escrito de consulta en las oficinas del IIA COLOMBIA, por el Titular de Datos Personales o por su apoderado.

(ii) Electrónicos: Envío del escrito de consulta por el Titular de Datos Personales al correo electrónico habeasdata@iiacolombia.com. No hay lugar al empleo de este mecanismo por parte de apoderados. Para todos los efectos, se entiende recibida la consulta por mecanismo electrónico, el día hábil inmediatamente siguiente al de la fecha de ingreso efectivo al correo electrónico fijado para ese propósito por el IIA COLOMBIA.

En todos los casos, el IIA COLOMBIA guarda prueba de la consulta y de su respuesta. En el proceso de atención de la consulta, se adelantan las siguientes actividades:

(i) Verificación de la identidad del Titular del Dato Personal o su apoderado. Para el efecto, se solicita el original del documento de identificación del Titular, en caso del mecanismo presencial, o un facsímil de éste en caso del mecanismo electrónico; o el original del poder otorgado debidamente autenticado en notaría y el original del documento de identificación del apoderado, si es el caso.

(ii) En caso deresultar satisfactoria la verificación de la identidad del Titular del Dato Personal o su apoderado, se adelanta la recopilación de la información sobre el Titular almacenada bajo el respectivo número del documento de identificación en las Bases de Datos del IIA COLOMBIA.

En caso de no resultar satisfactoria la verificación de la identidad del Titular del Dato Personal o su apoderado, se deniega el suministro de la información, con expresión de la razón concreta.

(iii) Remisión de los Datos Personales del Titular a éste o a su apoderado, por el mismo medio en que se formule la consulta yala dirección informada para ese efecto.

La respuesta debe ser enviada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al de la fecha de radicación física o electrónica de la solicitud.

De no ser posible la remisión de la respuesta en el término anterior, el Responsable contacta al solicitante por el mismo medio empleado por éste, para informar los motivos por los cuales el trámite de la solicitud requiere de un término mayor, con indicación de la fecha límite para el envío, la cual no puede exceder decinco (5) días hábiles adicionales al plazo inicialmente fijado.

9.2. Quejas/Reclamos: El INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA establece como mecanismos para que el Titular o su apoderado formulen QUEJAS/RECLAMOS sobre los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos del IIA COLOMBIA, a efectos de que tales Datos se corrijan, actualicen o supriman, o se subsanen presuntos incumplimientos de los deberes que para el Tratamiento de Datos Personales establece la Ley a cargo del IIA COLOMBIA, los siguientes:

(iii) Presenciales: Radicación del escrito de queja/reclamo en las oficinas del IIA COLOMBIA, por el Titular de Datos Personales o por su apoderado.

(iv) Electrónicos: Envío del escrito de queja/reclamo por el Titular de Datos Personales al correo electrónico habeasdata@iiacolombia.com. No hay lugar al empleo de este mecanismo por parte de apoderados. Para todos los efectos, se entiende recibido el escrito de queja/reclamo por mecanismo electrónico, el día hábil inmediatamente siguiente al de la fecha de ingreso efectivo al correo electrónico fijado para ese propósito por el IIA COLOMBIA.

Sea el que fuere el mecanismo empleado para adelantar la queja/reclamo, el escrito debe incluir el nombre y número del documento de identificación del Titular de los Datos Personales, una descripción de los hechos que dan lugar a la queja/reclamo y la solicitud específica de actualizar, corregir o suprimir el Dato Personal concreto, o el cumplimiento de un deber de Ley específico por parte del IIA COLOMBIA; así como la dirección física o electrónica a la que se desea se remita la respuesta. En todos los casos de quejas/reclamos, se debe adjuntar toda la documentación que el solicitante desee hacer valer.

En todos los casos, el IIA COLOMBIA guarda prueba de la reclamación y de su respuesta. En el proceso de atención de las quejas/reclamos, se adelantan las siguientes actividades:

(i) Verificación de la identidad del Titular del Dato Personal o su apoderado. Para el efecto, se solicita el original del documento de identificación del Titular, en caso del mecanismo presencial, o un facsímil de éste en caso del mecanismo electrónico; o el original del poder otorgado debidamente autenticado en notaría y el original del documento de identificación del apoderado, si es el caso.

(ii) En caso deresultar satisfactoria la verificación de la identidad del Titular del Dato Personal o su apoderado, se adelanta una revisión de la documentación aportada con laqueja/reclamo.

La revisión de la documentación se hace en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles, contados a partir del siguiente ala fecha de recepción de laqueja/reclamo.

En caso de no resultar satisfactoria la verificación de la identidad del Titular del Dato Personal o su apoderado, se deniega el trámite de la queja/reclamo, con expresión de la razón concreta.

(iii) Si el resultado de la revisión de la documentación es satisfactorio, a más tardar el día hábil siguiente al de finalización de dicha revisión se realiza una marcación de la información del Titular del Dato Personal almacenada bajo el respectivo número del documento de identificación en las Bases de Datos del IIA COLOMBIA, con la leyenda “RECLAMO EN TRÁMITE”, marcación que se mantiene hasta que el trámite se dé por finalizado por parte del IIA COLOMBIA.

Si el resultado de la revisión de la documentación no es satisfactorio, se requiere al solicitante de la queja/reclamo por única vez, con la solicitud expresa de complementación o corrección y con la indicación de qué se requiere complementar o corregir, para lo que se otorga un plazo máximo de dos (2) meses calendario, contados a partir del día siguiente al del envío del requerimiento. Vencido el término sin que se reciba respuesta, se entiende desistida la queja/reclamo.

El requerimiento de complementación o corrección de la documentación allegada con la queja/reclamo, se envía por correo físico, para el caso de quejas/reclamos hechos bajo el mecanismo presencial, y por correo electrónico, para el caso de quejas/reclamos hechos bajo el mecanismo electrónico.

Si la respuesta al requerimiento de complementación o corrección de la documentación allegada con laqueja/reclamo no es satisfactoria, por el medio empleado para su envío se informa al solicitante de la queja/reclamo que éste se entiende desistido, con la indicación clara y concreta del motivo.

Toda queja/reclamo desistido sobre el que se adelante una nueva solicitud, se entiende y trata como unanueva reclamación.

(iv) Realizada la marcación de la información del Titular del Dato Personal, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al de realización de ésta se adelantan las revisiones de los motivos de inconformidad y, de ser procedente, se da trámite ala petición específica del solicitante.

De no ser posible las revisiones de los motivos de inconformidad en el término anterior, el Responsable contacta al solicitante por el mismo medio empleado por éste, para informar las razones por las cuales el trámite de la queja/reclamo requiere de un término mayor, con indicación de la fecha límite para el envío, la cual no puede exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al plazo inicialmente fijado.

Dentro del término anterior, se envía la respuesta correspondiente, con indicación de la decisión adoptada por el IIA COLOMBIA y sus implicaciones.

Esta Política rige a partir del 12 de agosto de 2015. Los Datos Personales almacenados, utilizados o transmitidos permanecen en la Base de Datos de INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA durante el lapso necesario para las finalidades mencionadas en esta Política.

Esta Política puede ser modificada de tiempo en tiempo por el INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA – IIA COLOMBIA y hace parte de su autorregulación y de los contratos donde resulte pertinente.